Nézzük meg a bérszámfejtés azon területeit, melyeknél a leggyakrabban találkozhatunk hibákkal, szokáson alapuló elszámolásokkal.
A bérszámfejtés, bérelszámolás az a területe a HR-nek, amiben biztos, hogy nem lehet tévedni. Hisz itt a munkavállalók béréről van szó.
Munkavállalók bérén felül, még figyelnünk kell a különböző egyéb jövedelmekre, valamint bizony adókra és járulékokra is. Ha pedig rossz információink vannak, megszokásból dolgozunk, vagy akár úgy számfejtünk, ahogy másoktól hallottuk, az bizony olykor-olykor hibához vezethet. Ezek a hibák pedig vagy a munkavállalót, vagy a cégünket károsítják meg. Lehetséges, hogy adó és járulékhiányt, vagy épp többletet okoz.
1. lehetséges hiba – „Próbanap” szerződés nélkül
Jól tudjuk, hogy a munkaviszony a munkaszerződéssel jön létre, amit a Munka Törvénykönyve szabályoz. Mégis sokszor előfordul – különösen a kereskedelemben vagy vendéglátóiparban -, hogy úgynevezett próbanapra alkalmazzák a munkavállalót. No de erre a napra nem történik meg sem a munkaviszony bejelentése a NAV felé, továbbá a munkaszerződés sem készül el. Ilyenkor a bevett szokás, hogy munkavállaló általában egy ígéretet kap csak szóban, hogy ha megfelel, akkor másnap szerződést kötnek vele.
Ez valójában jogszabályellenes és bírságolást vonhat maga után. Igazság szerint erre az egy napra is létrejön már a munkaviszony.
De mit tehetünk, ha mégis szeretnénk próbanapot alkalmazni anélkül, hogy munkaszerződést kötnénk a leendő munkavállalónkkal? Ekkor célszerű erre a napra egyszerűsített foglalkoztatottként bejelenteni a munkavállalót. Ez a munkáltatónak mindössze 1.000 Ft közteherrel jár. És ha a munkavállaló jelölt beválik, akkor már íródhat is a munkaszerződés.
2. lehetséges hiba – A munkaszerződés tartalma túl bő, túl kevés
Nagyon, de nagyon sok helyen lehet tapasztalni, hogy a munkaszerződés pontatlan. Nem tartalmazza azokat a szabályozásokat, melyek törvény szerint kötelező tartalmi elemei lennének. Sokszor ugyanaz a szerződésminta van használatban, mely használatban volt akár 20 éve, azonban nincsenek frissítve az újabb és újabb törvényi előírásokkal párhuzamosan. Illetve az is előfordul olykor a gyakorlatban, hogy elmarad a munkaszerződés írásba foglalása a munkakezdés előtt.
Nincs mese, a munkaszerződést mindig írásba kell foglalni.
Ez nekünk, mint munkáltatóknak is fontos érdekünk, így nem szabad elfelejtenünk. Hiszen ez tartalmazza azokat az alapmegállapodásokat, melyekben a két fél megegyezett és melyhez a két félnek tartania kell magát, ahogy természetesen a munkáltatónak, úgy a munkavállalónak is. Jó, ha tudjuk, hogy az írásba foglalás elmulasztása miatt a szerződés érvénytelenségére csak a munkavállaló hivatkozhat, mégpedig a munkába lépést követő 30 napon belül.
Lehetnek körülmények, feltételek amelyeket jobb mégis a szerződésben rögzíteni
A munkaszerződés kötelező tartalmi elemeit a Munka törvénykönyve határozza meg, érdemes időnként fel-felfrissítenünk ezeket az előírásokat, hogy naprakészek legyünk. A törvény alapján a munkaszerződésnek ugyan csak két kötelező tartalmi eleme van, mégpedig az alapbér és a munkakör. Mégis lehetnek körülmények, feltételek amelyeket jobb mégis a szerződésben rögzíteni a későbbi viták elkerülése végett. Az alapbéren és a munkaidőn kívül, minden egyéb körülményre – ha az nem kerül nevesítésre – a törvény által meghatározott alapértelmezett feltételek állnak fenn. Például:
• az általános munkarend,
• a határozatlan időtartam vagy
• a munkavégzés szokásos helye.
Lehetnek olyan elemek is, amiket kifejezetten tanácsos kihagyni
A szerződésből és csak a munkavállalónak kiadott írásbeli tájékoztatóban közölni. Ilyen lehet az:
• alapbéren kívüli juttatások köre,
• a bérfizetés napja és gyakorisága,
• a munkakörbe tartozó feladatok vagy
• a munkáltatói jogkör gyakorlójának megnevezése.
Sok esetben előfordul például, hogy a munkaidő keret alkalmazását is beleírják a munkáltatók a szerződésekbe.
Ami miatt mindezt jó, ha átgondoljuk, hogy a szerződésben bármilyen módosítás csak a felek közös megegyezésével lehetséges. Míg a tájékoztatót a munkáltató egyoldalúan megváltoztathatja, ahhoz nem kell a munkavállaló beleegyezése. Ezért fontos, hogy csak azokat a megállapodásokat foglaljuk a szerződésbe a kötelező elemeken túl amelyekről úgy gondoljuk, hogy feltétlenül szükségesek. Ellenben túlságosan megnehezíti az esetleges későbbi módosítást az, hogy a munkavállaló beleegyezik-e a változtatásba, vagy sem.
3. lehetséges hiba – A helyes munkaidő nyilvántartás
A munkaidő nyilvántartás nagyon fontos alapdokumentum. Egyrészt a bérszámfejtés alapját képezi, másrészt szinte nincs olyan ellenőrzés, amikor ne kérnék el és ne néznék meg alaposan.
Sok munkáltató mégsem gondoskodik e nyilvántartás megfelelő vezetéséről.
Fontos tudnunk, hogy ezt a feladatot a Munka törvénykönyve a munkáltató felelősségi körébe sorolja, tehát láthatjuk, hogy a megfelelő munkaidő nyilvántartás, bármennyire is szeretnénk, hogy ne így legyen, de nem a munkavállaló felelőssége.
Sokszor előforduló hiba, hogy a munkavállaló munkahelyre érkezése és a munkaidő végeztével az onnan való távozása van a munkaidő nyilvántartásban rögzítve. Ez a két adat azonban még bizony kevés a helyes munkaidő nyilvántartáshoz.
Nagyon fontos, hogy a nyilvántartással a munkaidőt érintő időpontokat dokumentáljuk. A megérkezés még nem feltétlenül jelenti a munkaidő kezdetét és a távozás időpontja sem mutatja meg a munkaidő végét.
Egyéb nyilvántartás
A Munka törvénykönyve szerint az a helyes eljárás, ha nyilvántartjuk a rendes és a rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontját, valamint a szabadságokat. Természetesen ennél jóval részletesebb nyilvántartás is megfelelő, ha számunkra további információval bírnak, illetve befolyásolják a bérszámfejtés kimenetelét. Például az egyéb távolléteket és a kötelezően kiadandó munkaközi szüneteket is célszerű a nyilvántartásunkba feljegyezni.
Arra pedig különösképp figyeljünk, hogy csak a naprakész nyilvántartás a jogszerű és szabályos nyilvántartás, ami azt jelenti, hogy a nap végén, a munkaidő leteltével, az aznapi időadatoknak már rögzítve kell lenniük.
Némi könnyítést jelent, hogy a nyilvántartást a munkaidő-beosztás hónap végén történő igazolásával és e beosztás változásának naprakész feltüntetésével is lehet vezetni. Azonban ne felejtsük el, hogy ez esetben is fel kell tüntetni a nyilvántartásban a szabadságokat és a készenlét időtartamát.
4. lehetséges hiba – Munkaidő keret
A munkaidő keret alkalmazása rugalmassá teszi a munkaidő beosztását. Kisebb cégek sokszor úgy gondolják, hogy a munkaidőkeret a nagy cégeknek való, azonban ez egyáltalán nem így van. Igen rugalmassá és a túlóra számítása által költséghatékonnyá teszi azokat az időszakokat, melyekben a munka mennyisége ingadozó. Ettől függetlenül sok helyen alkalmazzák, viszont sok hibalehetőséget rejt, ha valaki nem körültekintően alkalmazza, így érdemes odafigyelni rá.
Gyakori hibák
Először is a munkaidő keret tartama alatt ledolgozandó munkaidő megállapításakor szokott hiba csúszni a számításokba. A ledolgozandó munkaidő meghatározása azonban nem is túl nehéz, ha pontosan követjük a jogszabályokat: a munkaidő keret tartamát, a szerződés szerinti napi munkaidőt és az általános munkarendet kell figyelembe vennünk.
Gyakori hiba a fentiek mellett a pótlékok nem megfelelő elszámolása a munkaidő keret alkalmazása során. Fontos tudni ugyanis, hogy beosztástól való eltéréskor rendkívüli munkaidőről beszélünk ám, amit az adott hónapban kell elszámolnunk még akkor is, ha ez nem keletkeztet többlet munkaidőt a munkaidő keret végén. Példával illusztrálva:
egy kéthavi munkaidő keretben a ledolgozandó órák száma 336 óra. Az teljesen egyértelmű, hogy ha a két hónap leteltével 340 órát dolgozott a munkavállalónk, akkor részére 4 óra túlórát kell pótlékkal növelten kifizetni. Ha azonban az egyik munkanapján a beosztott 8 óra helyett 10 órát, a másik munkanapján a beosztott 8 óra helyett csak 6 órát kell dolgoznia, akkor összességében többlet munkaidő nem keletkezett. Mégis megvalósult a beosztástól való eltérés, ezért ebben az esetben a túlmunkára ki kell fizetni a pótlékkal növelt óradíjat még az aktuális hónapban, tehát ebben az esetben nem szabad megvárni a munkaidő keret végét.
5. lehetséges hiba – Pótlékok számításának módja
A munkavégzés során nagyon gyakran előfordul, hogy rendkívüli helyzetek adódnak és a munkavégzés a rendes körülményektől eltérően valósul meg. Ilyen például a túlmunka, a beosztástól való eltérés, az éjszakai munka, az ügyelet vagy a készenlét. A Munka törvénykönyve felsorolja azokat az eseteket, amelyek megvalósulásakor különböző mértékű pótlékokat kell a munkavállalónak fizetni. Nagyon sok esetben előfordul azonban, hogy a pótlékokat nem a törvényben leírt módon számítják ki.
Annak érdekében, hogy a bérszámfejtés helyes legyen, ilyen esetekben meg kell különböztetnünk a rendkívüli körülmények között ledolgozott órákra jutó óradíjat – ami az alapbér és az adott hónap munkaóráinak hányadosa – és a pótlékot – ahol az osztószám a 174. Gyakori hiba, hogy csak egyet említsünk, a túlmunkára eső 50%-os pótlékkal növelt bért egyszerűen csak az alapbér 150%-ával számolják, pedig ez helytelen. A helyes eljárás, ha a rendkívüli munkaidőre jutó óradíjat és a pótlékot külön-külön számoljuk ki, hiszen más és más az osztószám amit alkalmaznunk kell.
Láthatjuk tehát, ahhoz, hogy megfelelő legyen a bérszámfejtés, sok munkaügyi információval, illetve az aktuális törvényi előírásokkal is tisztában kell lennünk. Sőt, még azzal is, hogy valami épp a munkavállaló felelőssége vagy épp a munkaadóé, és ehhez kell kialakítanunk a megfelelő dokumentumokat, eljárásokat, melyek biztosítják a bérszámfejtés alapjait, illetve ezek védenek meg minket egy munkaügyi bírságtól is.
Forrás: Ügyvitelport – Dolgozói bére a mi lelkiismeretünk – www.ugyvitelport.hu
Minden jog fenntartva – www.adosziget.hu – adosziget@adosziget.hu
